È una delle figure professionali più diffuse e richieste dai datori di lavoro, perché svolge funzioni chiave nella vita di un’azienda, piccola o grande che sia. Dalla contabilità alla redazione dei bilanci, dalle buste paga alle riscossioni: i compiti dell’impiegato amministrativo, spesso chiamato anche assistente amministrativo, sono quelli più diffusi negli uffici di tutte le tipologie di società.
Si tratta di una figura dotata di precisione, capacità di analisi e doti organizzative, che può facilmente trovare lavoro e occupare anche ruoli di responsabilità con la specializzazione e l’avanzare dell’esperienza.
Chi è l’impiegato amministrativo?
A chi si occupa di mansioni amministrative sono assegnati compiti di tipo contabile, organizzativo o commerciale. È sua responsabilità, infatti, occuparsi del corretto adempimento dei movimenti contabili, fiscali e tributari dell’azienda per cui lavora, nonché quello di gestire gli acquisti e le vendite, elaborando e archiviando la relativa documentazione in maniera puntuale e precisa.
Scopriamo più da vicino quali sono le mansioni di un impiegato amministrativo o di un’impiegata amministrativa all’interno di un’impresa.
Che cosa fa un impiegato amministrativo?
L’impiegato amministrativo gestisce i movimenti contabili di un’azienda, garantisce la regolarità degli adempimenti fiscali, definisce il piano dei conti e le procedure operative degli uffici. Può svolgere anche mansioni di segretariato e occuparsi direttamente della redazione dei bilanci e delle registrazioni contabili.
I suoi compiti sono molteplici e riguardano tutta l’attività contabile e amministrativa di un’azienda. Tra le mansioni principali svolte da chi occupa questo ruolo ci sono dunque:
- l’analisi delle finanze aziendali;
- la gestione delle buste paga e/o dei contratti di lavoro;
- la scrittura dei bilanci, la tenuta dei libri contabili obbligatori e la comunicazione con studi specializzati;
- la gestione dei movimenti finanziari sia in entrata (incassi) che in uscita (spese);
- la rendicontazione periodica;
- il rispetto dei tempi e delle procedure burocratiche previste dalle norme in vigore;
- l’organizzazione del lavoro;
- l’esecuzione degli adempimenti fiscali e tributari, come il pagamento delle tasse e dei contributi;
- la gestione degli ordini di acquisto e delle vendite, compresa la preparazione di fatture o documenti di trasporto.
Quanto è lo stipendio di un impiegato amministrativo?
Se consideriamo la media degli stipendi in Italia per la categoria è possibile osservare che una figura entry level percepisce circa 15/20.000€ lordi annui, mentre chi ha già accumulato qualche anno di esperienza può raggiungere i 25.000€ annui, superando i 30.000€ se hanno specializzazioni e competenze particolari e richieste sul mercato.
Per capire quanto guadagna un impiegato amministrativo è necessario anche considerare che, alle cifre medie basate sui CCNL, possono essere aggiunti diversi tipi di incentivi e bonus. Inoltre, lo stipendio medio varia a seconda di diversi fattori, come l’anzianità del professionista, il luogo geografico di riferimento o le dimensioni e la tipologia di azienda in cui viene svolta la mansione.
Tipi di impiegato amministrativo
Sono i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro a prevedere distinzioni tra i diversi tipi di attività che possono essere svolte da chi si occupa di ruoli amministrativi. Tra i differenti rami economici di questo specifico settore professionale ci sono il comparto commercio e terziario, quello del tessile, della moda, dell’istruzione, del credito o dei trasporti.
A distinguere la tipologia di professionisti e le loro mansioni, anche il tipo di azienda e il mercato in cui è inserita.
Qual è la differenza tra impiegato amministrativo e impiegato contabile?
I termini sono usati spesso come sinonimi, anche per via delle differenze sottili che distinguono queste due categorie. Per trovare una distinzione, è possibile affermare che l’attività quotidiana dell’impiegato o impiegata contabile si focalizzano sulla contabilità in senso stretto. Invece, l’impiegato amministrativo o l’impiegata amministrativa vedono tra le loro mansioni sia quella contabile, sia la gestione di vendite e acquisti, sia task proprie del front office.
Competenze tecniche di un impiegato amministrativo
Sono numerose le hard e soft skill richieste a chi si occupa di amministrazione. Tra le principali:
- competenza nella gestione della contabilità;
- capacità di preparare e archiviare documenti contabili e registrazioni obbligatorie;
- basi di economia aziendale, diritto privato, tributario, commerciale e materie affini;
- precisione nella gestione delle scadenze di tipo fiscale, contabile e tributario;
- conoscenze specialistiche, come quelle relative al calcolo IVA o alla gestione dei trasporti anche internazionali;
- abilità nell’uso di software gestionali;
- conoscenza delle lingue straniere, se richieste dal contesto;
- uso competente dei principali sistemi informatici, internet e canali di comunicazione digitale.
Soft skill
Tra le qualità più apprezzate dalle imprese per un impiegato amministrativo possono essere indicate:
- precisione, dovendo garantire il rispetto delle norme, l’attività dell’impiegato amministrativo non può essere mai lasciata al caso, dal più piccolo rimborso spese all’incasso di una fattura, fino alla scrittura dei libri contabili;
- capacità di analisi, dato che il suo ruolo è gestire e vigilare sulla correttezza della contabilità e, per questo, l’impiegato amministrativo deve essere in grado di analizzare con metodo dati e numeri;
- aggiornamento continuo, visto che le norme cambiano continuamente e all’impiegato amministrativo è richiesto di conoscere riviste e testate specializzate in contabilità ed essere sempre aggiornato alle ultime norme uscite, per evitare all’azienda per cui lavora ricadute e sanzioni che possono essere molto pesanti;
- capacità di organizzazione, dato che uno dei suoi compiti è quello di pianificare l’organizzazione del lavoro, per il rispetto dei tempi previsti;
- lingue straniere, che costituiscono indubbiamente un vantaggio, specialmente l’inglese, che è la lingua usata da molti software gestionali.
Cosa serve per fare impiegato amministrativo?
Non sono richiesti titoli di studio specifici per lavorare in amministrazione, né sono previsti altri vincoli come l’abilitazione, l’iscrizione all’albo o praticantati obbligatori.
Ciò che ti serve fare, se vuoi iniziare la tua carriera come impiegato/a amministrativo/a è
seguire un percorso di formazione mirato.
Puoi partire da un diploma di istruzione secondaria superiore, affiancandolo con un corso come addetto amministrativo. Oppure, puoi seguire corsi universitari e ottenere una laurea triennale o magistrale in materie preferibilmente economiche.
Per proseguire l’iter formativo e dare al tuo CV come impiegata amministrativa o impiegato abbia il successo che vorresti, puoi frequentare dei master relativi all’economia aziendale, alla gestione d’impresa o al commercio.
È possibile intraprendere la carriera di impiegato amministrativo senza esperienza, ma è un’ottima idea anche quella di partire da periodi di stage o apprendistato in azienda, per acquisire tutte le competenze che ti occorrono ad avviare la tua carriera.
Quali sono i livelli di un impiegato?
I livelli di inquadramento definiscono il ruolo, le responsabilità, i compiti e anche lo stipendio dei dipendenti, e anche degli impiegati amministrativi. A seconda del settore di riferimento dell’azienda, quindi, a queste figure professionali può essere applicato un diverso CCNL.
Esiste il ruolo di impiegato in molti contratti, ma spesso quando si parla di impiegati amministrativi ci si riferisce al CCNL del Terziario e del Commercio, le cui aziende occupano un numero importante di impiegati. Nell’attuale CCNL sono previsti sette livelli, nei quali il 1° è riferito a professionisti con maggiori responsabilità, mentre il 7° accorpa i dipendenti meno qualificati.
Dove lavora
Chi si occupa di amministrazione può trovare lavoro sia nelle grandi imprese, dove le sue funzioni verranno suddivise tra più lavoratori o uffici, che nelle piccole e medie imprese, dove verrà invece rivestito di più compiti e responsabilità.
Nel caso di realtà più grandi e strutturate dovrà quindi relazionarsi principalmente con la persona responsabile dell’amministrazione. Nelle imprese più piccole dovrà invece confrontarsi direttamente con chi è a capo dell’azienda o col management, aiutando a definire le procedure da seguire e il rispetto delle norme contabili.
Proprio perché ha compiti vitali nell’attività quotidiana delle società, l’impiegato amministrativo può lavorare anche per realtà no profit, nella Pubblica amministrazione e negli studi professionali. In questo caso assieme ad altri o singolarmente potrà gestire anche più clienti, svolgendo quindi anche un ruolo da consulente.
Quali sono le condizioni lavorative
Generalmente queste figure sono assunte con contratti di lavoro subordinati, di diversa durata e configurati come rapporti a tempo determinato o indeterminato. Sono comuni anche i contratti di apprendistato o i percorsi formativi di stage, che consentono ai nuovi collaboratori di imparare i segreti della professione grazie al supporto dei colleghi più esperti e di una pratica attiva quotidiana.
Per il suo ruolo, la figura dell’impiegato amministrativo ha tra i suoi colleghi altri impiegati, ma anche commercialisti, addetti HR, responsabili del comparto marketing e vendite, capi reparto e dirigenti. Ha numerosi contatti anche con eventuali realtà e partner esterni (fornitori, clienti, PA etc).
Di solito gli impiegati lavorano full-time nei canonici orari d’ufficio, ma possono anche essere assunti part-time. Nei periodi di picco lavorativo (ad esempio in occasione delle scadenze fiscali o tributarie) possono essere richiesti straordinari, ma che generalmente non si estendono al weekend o alle giornate festive.
Si tratta di un lavoro che sa rivelarsi particolarmente stimolante e, se ti senti portato per questo ruolo, puoi iniziare subito a consultare il portale Gi Group per trovare le tue opportunità di lavoro come impiegato/a ammiistrativo/a. Una volta individuata l’offerta di lavoro che fa al caso tuo, prepara il tuo CV e una lettera di presentazione convincente e cerca di fare colpo sui selezionatori!
